こんにちは！ぼり@板前ブロガーです！
今まで４人からはじまるコンパや会社の懇親会、１００人以上が集まる同窓会など、アラサーに至るまでの中で、確実に１００回以上、幹事を押し付けられてきた任されてきたぼりが伝えたい、「一見ただ面倒くさいだけに感じる幹事の仕事」について大切なことをまとめた5つの事を説明します！
もくじ
なぜ幹事が上手いと「仕事が出来る」といえるのか
そもそもの話なんですけど、幹事をするというのは「企画→段取り→調整→当日」の流れになります。
やれ「◯◯さんが誕生日だ」とか「◯◯系の子とコンパだ」とか「会社の懇親会だ」等
まず必ず目的があって「飲み会」の場は開かれる事となります。
そして会場の決定、参加者集め、店の予約、会費の決定の段取りを踏まえた上で、当日みんなでお祝いなり歓迎なりをする事になりますよね？
これってジャンル関わらず全ての業種の仕事に関連する事で、仕事というのは相手の欲求を満たす事で対価としてお金を頂く事です。
顧客から仕事を任される→下調べをして段取りを立てる→限られた条件の中で最高の提案をする→サービスによってお客様に喜んでもらう
どちらも共通して言えるのは何がもとめられているのか？を正解がない中で模索してみんなが気分よく過ごせるように企画するという事です。
本題に入ります。
趣旨をはっきりする事
当然の事ですがまずはとにかく飲み会の趣旨をはっきりします。
飲み会の種類によって使うお店、会費、時間帯など全く違ってくるので。
コンパなのに無駄に声をかけて会を大きくし過ぎるとただの宴会になっちゃうし、懇親会なのに雰囲気のいい静かなバーを抑えられても砕けた話ってしづらいです。
誰にどんな風に楽しんでほしいかという目的をハッキリしてから行動しましょう。
メンバーの集め方
まずは声かけから始まります。店探しや予約などは後回し。
この時に注意したいのが「全員の要望に応えるのは無理」だということ。
お店、会費、スタート時間など声をかけた人全てに「これでいい？」なんて聞いてたら永遠に開催できないので、主役となりえる人（コンパであれば異性、懇親会であれば上司など）に先にある程度の希望だけをお伺いして７割ほど頭の中で描いた詳細を持って声かけをはじめて、多少は切り捨てる気持ちでいきましょう。
声かけは電話やメールじゃダメ！
またどうせ声を掛けるならやっぱりお誘いする人には参加してほしいですよね？
お誘いはできるだけメールより電話、できれば直接声かけをオススメします。
無駄な行き違いも起きにくいですし趣旨も伝わりやすいので明らかに参加者率が跳ね上がります。
「◯月◯日の夜に◯◯さんの歓迎会を開きたいんだけど、大丈夫そう？」
ぐらいまで情報があれば初期段階であれば十分だと思います。
この時点でどうしても何か譲れない要望がある人は申し出てくれるはずです。
ここで集めた情報、だいたいの参加人数と顔ぶれを見て詳細を決めはじめましょう。
会場、会費の決定
次に決めるべきはこちらです。
だいたいの参加者リストをみれば、全員が自分が認識できる人であれば当日の雰囲気というものがイメージできます。
「騒がしい会になりそうだな。」とか「割と落ち着いて飲めそうだな。」という具合。
イメージに合ったお店をお店に詳しい人やネット、食べログを使って検索して下さい。
とにかくアクセス重視で！
集まりやすい場所かどうかは非常に重要です。
美味しいものを目的とした会などでない限りは、地下鉄やJRが集まっているところなど集まりやすい場所をオススメします。
また食べログの検索方法に用途という項目があり、デート、接待などいろんなチェック項目がありますが、あまりあてになりません。
地域と価格帯から検索して１ページずつ上から地道に閲覧していく事をオススメします。
お財布の厳しい人に優しい会費で！
会費については主役や上司に基準を合わせるのではなく一番若手の人間の基準に合わせてあげる事が望ましいでしょう。
どれだけ素敵な店を借りていい雰囲気の会を開いても「お金がないのでいけません」が続出すると盛り上がりに欠けてしまいますので。
会費は厳守できる予約を！
これ、すごく大事なんです。
予約の際には飲み放題付きのコースにするか最初に人数×会費で集まる金額を上限としてお店に伝えておく事をオススメします。
最初に店側に伝えておけば上限金額に近づいてきた時に店側のスタッフがちゃんと教えてくれます。
会計を最後に割り勘にしたりすると、時間がかかりせっかくの場もしらける上に
途中で帰らなければいけない人が出た時に面倒になります。
途中で帰る人が損をする形にはなってしまいますが致し方ありません。
幹事の人間が悪いわけではありませんが「ごめんね、ありがとう！」を添えて最初にみんなと同額回収しましょう。
時間設定について
続いて開始時間についてですが飲み会というのはだいたい２時間が基本です。
また長くても３時間も同じ店にいればもう十分です。
経験上、それ以上の長居は飲み会の場全体が間延びしてくる事が多いです。
最悪の場合、寝たり潰れたりする人が出始めるのでとっとと２件目にいくなり
解散しましょう。
これを踏まえて遠方の人でも多少余裕を持って帰る事のできる時間を逆算すると
割とイメージしやすいと思います。
また、２次会まで企画する場合はさらに逆算してください。
例えば１８時にお店を予約してもほぼその時間通りにはスタートしません。
人数が多ければ多いほどその可能性は高まります。
最初から３０分程度遅れる計算をして間違いないと思います。
また乾杯から２時間制のお店であれば２０時半には終わる前提ですが、確実にその時間に全員が立ち上がる事はないのでさらに３０分見ましょう。
結果２時間制の店を予約しても３時間は要するというイメージで大丈夫です。
２件目にカラオケにいくとしても同じ事がおこるのであくまで余裕を見て当日のイメージしておく事が重要になります。
当日の幹事の行動
ここまで済ませれば８割程度は仕事は片付いています。
しかし当然１番大切なのは当日です。
とにかく店には１番乗り！
下駄箱の位置、席の配置、メニューの確認等、意外と確認する事って多くあるものです。
また参加者が席に迷わないようにみんなを迎えてあげましょう。
会費の回収は必ず着席前！
予約の時点でお店と相談する事を前項目で書きましたが、飲み会がスタートするまでに全員が一緒なタイミングで揃うわけがないので、入店して席につくまでに会費を回収しましょう。
着席までに回収ができなかった場合、カバンを荷物置き場に置いたり、コートや上着の中にあるからという理由で集めたいタイミングで会費を集め損なう事があります。
１人２人の飲み会であれば大丈夫ですが大人数の飲み会の時はお金の事なので口に出しにくいかもしれませんがそれだけで後々かなりの手間となるので極力１度で集め切りましょう。
金額が大きくなり保管に不安がある場合は最初から店側に支払ってしまうのも一つの作戦です。
余計な追加注文をしないように乾杯前に促しておいて、店側にもその旨さえ伝えておけば飲み会後の会計自体省略する事ができるので。
締めの空気になった時にお金のことでゴタゴタすると、せっかくの雰囲気が台無しになるので支払いはスムーズに済ませましょう。
本当のいい飲み会とは
最後になりましたが本当にいい飲み会について何点か挙げておきたいと思います。
- お金について問題がおきない
- 記憶に残る会よりもスムーズに進行する会
- 飲み会の締めのタイミングを逃さない
- 自分自身もしっかりと楽しむ
いろいろ書きましたが全ての項目はやっぱり、参加者みんなが気持ち良く過ごせる為の準備なんです。
そしてみんなが気持ち良く過ごしてもらう為には幹事が1人だけ走り回っていては参加者も申し訳ない気持ちになってしまうので会の間は自分もしっかり参加者となりその場を楽しんでください。
その上で間延びする事なく参加者全員が笑顔で解散できた時はそれが何よりの成功となるはずです。
そして幹事の上手い下手は間違いなく幹事を担当した回数に比例します。
最初はいろいろ慣れなくて疲れてしまうとは思いますがこれから幹事をなさる方はめげずに楽しんでください！
以上、幹事の仕事についてでした！！
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